Un equipamiento hotelero, además de recibir huéspedes durante su viaje, acoge eventos de todo tipo; cuenta con salas polivalentes y puede que zonas exteriores, adaptables al tipo y a la temática del encuentro; acogen tanto actos corporativos como celebraciones. El entorno es suficientemente versátil como para transformarse.

En el mundo de los negocios, la planificación de eventos pertenece al llamado sector MICE (de la abreviación de las palabras en inglés ‘Encuentros, Incentivos, Convenciones y Exhibiciones’) y suele ser una provechosa salida para el propio alojamiento: puede ser sede de la cita y hospedar a los asistentes al mismo tiempo. Por otro lado, la planificación de eventos, fuera del ámbito del trabajo, incluye también un gran abanico de opciones y está de lo más segmentada hoy en día.

Hay que tener en cuenta una serie de claves para organizar un evento en un hotel: tener en cuenta el presupuesto disponible, la fecha en que se llevará a cabo, el aforo y el espacio operativo, entre otros puntos. En este sentido, se suele contar con una programación bien definida, con unos ‘tempos’ exactos y se exige rigurosidad en la confirmación de asistencia. Aun así, dejando a un lado la organización en sí, los puntos nombrados pueden ayudarnos a encontrar la solución contract más adecuada. Sólo así podremos agilizar la organización del mobiliario entre mesas y sillas, entre otros complementos indispensables. Lo positivo es que conocemos nuestro hotel, sus dimensiones y sus pros y contras.

En el supuesto de la realización de un congreso, el horario y la prolongaciónde la actividad pueden ser determinantes a la hora de seleccionar cuánto mobiliario será el necesario, cómo lo distribuiremos y durante cuánto tiempo. Sabremos si podemos incluir un desayuno a la programación, ya que puede que tenga lugar una pausa entre coloquios durante las jornadas; o, si encaja mejor un cóctel o un aperitivo de pie. Eso puede incorporar a la ecuación mesas de distintas medidas y formas, además de una mantelería corporativa y pensada para la ocasión.

Sobriedad y zona descanso

Las sillas además de imprescindibles pueden ser un gran complemento decorativo, además de cumplir su función más directa. Existe una gran variedad y pueden adornarse con lazos, ramilletes y telas. Si se trata de una convención en el que se apuesta por la sobriedad y que incluye conferencias prolongadas, elijamos gamas de blancos o grises y, además, que sean ergonómicas, simples y cómodas.

Las pausas entre intervenciones también pueden permitir cambiar de espacio, caminar por el exterior o hacia la mesa donde se encuentran los tentempiés y el café. Además pueden haber sillones y sofás para descansar. Todo tipo de mobiliario alternativo, garantizará un mayor confort para el invitado, lo agradecerá.

Actos tematizados y colores homogéneos

En el caso de las ceremonias nupciales o de aniversario hay un abanico todavía más grande de combinaciones, de colores y de espacios creados para hacer diferentes actividades: un rincón para las fotos familiares (un photocall en el exterior, por ejemplo), rincones de juegos para los más pequeños o una sala espaciosa para un baile ceremonial. Según la cantidad de invitados, podemos sacarle partido a mesas redondas y grandes para facilitar el acceso a todo el mundo a los platos, o rectangulares y alargadas. Pueden ir adornarlas con manteles acorde con la temática de la celebración. Todo ello, nos puede ayudar como punto de partida.